Деятельность органов управления основывалась на традиции, на богатом опыте, передаваемом от одного поколения приказных другому до тех пор, пока сотрудники государственных учреждений не столкнутся в своей профессиональной деятельности с какими-либо противоречиями или неувязками, которые повлекут принятие соответствующего закона.
Вся приказная система с ее централизацией и бюрократизмом с трудом справлялась с возлагаемыми на нее функциями, порождала волокиту, злоупотребления, взяточничество.
Новым этапом в развитии российского делопроизводства стало правление Петра I и его реформы. Кардинальные изменения в делопроизводстве были обусловлены заменой его столбцовой формы тетрадной по указу 1700 года. Этому преобразованию способствовало введение в 1699 году гербовой бумаги, продаваемой отдельными листами.
Петр I уделял много времени реформам в области управления государством. При нем появляются новые учреждения и регламенты для них. В основу новой системы управления был положен коллегиальный принцип решения вопросов, то есть все решения принимались голосованием. В результате реформ сложилась система учреждений: Сенат, Синод, Государев кабинет и коллегии – в центре: губернатор, воевода, комиссары – на местах.
В 1720 году был утвержден «Генеральный регламент», ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную основу. В «Генеральном регламенте» была определена законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», то есть формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования.
Именно «Генеральный регламент» установил процедуру рассмотрения и решения вопроса: вступление дела, подготовка дела к слушанию, слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дела.
Так же «Генеральный регламент» четко устанавливал процессы регистрации входящих и исходящих документов. Основной целью регистрации была охрана, но одновременно и возможность использования регистрационных массивов для контроля за исполнением документов, так и для наведения справок. «Генеральный регламент» узаконил необходимость регистрации документов соответствующих журналах. Вводились и первые типовые сроки исполнения документов, в первую очередь в коллегиях рассматривались государственные дела, а потом - частные.
Вообще «Генеральный регламент» отразил в себе всю систему коллежского делопроизводства, регламентировал обязанности всех членов коллегии от Президента до копииста, явился основой для последующего развития делопроизводства.
Так же особенностью коллежского делопроизводства стало выделение из текста документа таких реквизитов как дата и наименование документа.
Появляются новые виды документов, такие как: вексель, рапорт, протокол, инструкция и другие, а многие документы, вышедшие из приказного делопроизводства получили новые названия, например, челобитные, были названы прошениями, указные грамоты – указами.
Важным итогом реформаторской деятельности Петра I явилась «Табель о рангах». Она представляла собой закон о порядке прохождения госслужбы, обозначавший разрыв с предшествующей патриархальной традицией управления, воплощенной в местничестве. Так «Табель о рангах» нанесла ощутимый ущерб прежнему порядку замещения должностей по признаку знатности рода. Сделать карьеру стало возможно только службой в государственном учреждении. Государственная служба стала основным путем к получению дворянского звания.
Учредив коллегии Петр скоро стал выражать недовольство на старинную медленность в делах. Иногда предписание высшего начальства оставалось и без исполнения, и без ответа. Царь повелел немедленно отвечать на другой день после получения бумаги, и только в важных делах давался недельный срок для ответа. За неисполнение указа царь угрожал строгим наказанием. Но несмотря на угрозу, Петру беспрестанно приходилось слышать жалобы на неисполнение предписаний.