Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
Для регистрации входящих и исходящих документов применяются специальные журналы, в которых регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов. Он ведется секретарем (секретарем-референтом) или работником службы делопроизводства.
Важный аспект работы с документами – контроль и сроки их исполнения, сама идея регламентации определенных сроков к исполнению различных видов документов принадлежит петровской эпохе. Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
В контроле исполнения документов можно выделить:
¾ контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
¾ контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов»
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
¾ постановку документов на контроль;
¾ проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
¾ предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
¾ снятие документов с контроля;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю. При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба документационного обеспечения управления, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.