В настоящее время в разных ведомствах, конторах, предприятиях и организациях разных форм собственности составление и оформление протоколов – это важнейшее составляющее без которого не может происходить проведение заседаний, на которых принимаются важные решения.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовки текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службы ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
Подлинники документов по вопросам, рассматриваемым на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
1. Председатель или председательствующий;
2. Секретарь;
3. Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
4. Повестка дня;
5. Докладчики по каждому пункту повестки дня.
На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. Решение в тексте протокола печатается полностью.
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Оформление протокола начинается в тот момент, когда определяется дата заседания, круг вопросов, которые будут рассмотрены, состав участников. Это решение оформляется повесткой дня, которая составляет одну из частей протокола при оформлении. Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то указывается дата начала и – через тире – окончания заседания (12-14.02.2009).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и другие. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в организации.
Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем организации формата А4 и имеют следующие реквизиты.
Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами.
Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается по центру.
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не на обычном месте.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифровой, и его наименование начинается с предлога «О» (Об»), которое печатается центровано другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших при рассмотрении соответствующего вопроса. После этого указывается принятое по этому вопросу решение.