Кроме того, предполагалось создавать и государственные архивы. Ими должны были стать архивы при Коллегии иностранных дел, для хранения документов, не касающихся «приходу и расходу», и при Ревизион-коллегии для документов по учету доходов и расходов.
Однако государственные архивы при этих коллегиях не были созданы. Указом 1724 года был образован архив старых государственных дел, где хранились документы Посольского приказа. Сформировался архив Вотчинной коллегии.
В «Общем наказе губернаторам, воеводам и их товарищам» 1728 года было указано учредить особые провинциальные (губернские) архивы. Согласно «Учреждениям для управления губерний» в местных учреждениях создавались два архива: текущий для документов, использовавшихся в справочной работе, и окончательный, куда сдавались по описи исполненные и законченные производством дела.
В архиве дела описывались, к описям составлялись алфавиты личных имен. В коллегиях архивом ведал актуариус. Он должен был все исполненные документы «прилежно собирать» и описывать их в особом реестре, по которому отмечались выдача во временное пользование и возвращение документов.
Подводя итоги, можно отметить существенные отличия в организации управления и делопроизводства от предшествующего периода. В XVIII веке была создана новая система органов управления с единообразной структурой учреждений, четко установленной компетентностью и коллегиальной формой деятельности. Сложилась строгая иерархия учреждений и должностных лиц, которые при исполнении своих обязанностей руководствовались определенными документами: уставами, регламентами, инструкциями. Для чиновников всех рангов был создан единый текст присяги, зафиксированный в «Генеральном регламенте».
Изменились состав и положение чиновничества. Введение новых критериев оценки годности к служебной деятельности и денежное (а не натуральное) его содержание поставило чиновничество в подчинение неограниченной власти монарха.
Делопроизводство регулировалось специальными законодательными актами и представляло собой законченный технологический цикл создания и обработки документов, их регистрации, организации справочной службы, контроля за исполнением. Как самостоятельная область более четко оформлялась деятельность архивов.
Нарушение установленных правил документирования, хранения и использования документов (хищение документов, искажение их смысла при составлении, подделка и разглашение решений) каралось наказанием смертной казнью («чести, живота и пожитков лишить»), ссылкой, конфискацией имущества, лишением чина или денежным штрафом.
2.3. Проблемы формирования системы делопроизводства конца XVII- начала XVIII веков
Вторая половина XVII века и начало XVIII века характеризуются коренными изменениями в социально-экономической жизни России, ее внутриполитическом развитии и международном положении. Это время, с одной стороны, окончательного укрепления и оформления крепостничества, а с другой – развития буржуазных связей внутри феодальной формации, нашедших свое выражение в складывании всероссийского рынка, возникновении мануфактурного производства, углублении социального расслоения деревни. Противоречивость этих процессов обусловила крайнее обострение классовой борьбы и в городе, и в деревне. Все это требовало от правительства крайней мобилизации внутренних сил и не могло не оказать влияния на надстроечные институты. К этому времени сословно-представительная монархия изживает себя, так как не соответствует новым, стоящим перед правительством задачам.
Изменения коснулись всех ступеней в системе государственных учреждений и институтов. В области верховного управления наблюдается усиление бюрократических элементов. Так, падает значение земских соборов, существенно сужается поле их деятельности. Уменьшается и значение Боярской думы. К концу века она превращается в своеобразный совещательный орган приказных судей. К тому же разрастается её неродовая часть, то есть думные дьяки.