Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы (номер страниц проставляют арабскими цифрами, без слова «страница» или «стр.», каких-либо знаков).
Подпись отделяется от текста и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем правом углу первого листа протокола.
Номер экземпляра печатается ниже грифа.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам.
Формы протокола:
¾ краткие (фиксируют вопросы, фамилии докладчиков, темы и принятые решения, обязательно прилагаются тексты докладов);
¾ полные (передают содержание выступлений, все высказывания мнения – полную картину заседания);
¾ стенографические (на основе стенограммы дословно передают обсуждение каждого вопроса).
Отличия в оформлении той или иной формы касаются только текста основной части, оформление заголовочной и вводной частей документа отличий не имеют.[50]
Пример оформления протокола представлен в Приложении №4
Подводя итог, можно сказать что основные шаги в развитии системы делопроизводства в России сделал Петр I. Именно в конце XVII – начале XVIII века делопроизводство основывается на достаточно обширной законодательной базе, строгом закреплении обязанностей как учреждений и их структурных подразделений, так и отдельных должностных лиц. Со времени принятия «Генерального регламента» делопроизводство, конечно, очень изменилось: рукописные документы сменили сначала машинописные, а затем – выполненные с помощью компьютеров электронные документы, однако некоторые важные принципы организации делопроизводства, заложенные в петровском «Регламенте» действуют и сегодня.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итоги дипломной работы можно сказать, что к концу XVII века в России появились служилые люди, которые стали профессионально заниматься документированием управления по установленным правилам, а в деятельности приказов появились предписания по содержанию и оформлению документов, порядок движения документов внутри приказов и между ними. Сформировались виды управленческих документов, сложилась определенная система регистрации документов, зародилось архивное дело. Приказное делопроизводство сыграло очень важную роль в формировании системы российского делопроизводства. Но все-таки делопроизводство этого периода основывалось на нормах обычного права, а не регулировалось специальным законом. А сам система приказов была очень сложной многоступенчатой структурой, которая функционировала с небольшими сбоями, в результате чего стали образовываться новые приказы. Чем больше появлялось учреждений, тем, по идее, меньше у каждого из них должно быть функций. Но приказы отпочковывались и росли, компетенция каждого их них росла, и рос штат их обслуживавший. Соответственно, требовалось всё больше денег и земель для выплаты жалований. Функции же, которые должны были переходить от “материнского” приказа к отпочковавшемуся “дочернему”, никуда полностью не переходили. Получалось, что несколько инстанций, занимается одними и теми же вопросами. Компетенции этих приказов уточнялась, в результате чего появлялось большое количество предписаний, в каком случае какой приказ что должен делать, и в какую инстанцию человек должен обращаться в той или иной ситуации.
В этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе поручений – какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. Или в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.
Должностные обязанности разных категорий приказных служащих устанавливались в законах не сами по себе, а в связи с определенным судебным, административным или делопроизводственным процессом или конкретной ситуацией, делом. Закон в определении должностных обязанностей государственных служащих отталкивался не от должностного регламента, а от практики управления.