Нумерации листов-склеек на лицевой стороне столбца не было. Нужно было прочитать все документы, чтобы установить цельность всего столбца. Для нахождения какого-либо документа, наведения справок нужно было раскатать весь столбец. Это неудобство заставило заводить в делопроизводстве тетради и книги, которые копировали столбцы или составлялись самостоятельно. Так что столбцы и тетради в большинстве своем повторяют одно и то же, особенно по вопросам прихода и расхода. Особое внимание уделялось хранению документов. Судебник 1550 года установил, чтобы дьяк хранил все записи судебного заседания. Подьячим запрещалось держать дела у себя. За нарушение этого установления им грозило наказание «торговой казнью» (публичное телесное наказание на торговой площади) и лишение права впредь исполнять обязанности подьячих. Суровыми были наказания за утерю документов.
Документы хранили в ларях или сундуках, внутри них — в ящиках, мешочках, «коробьях», а в некоторых приказах - в шкафах. Например, в Поместном приказе были передвижные и вделанные в стену шкафы.
Документы описывались и учитывались. Так, наряду с другими ценностями они передавались по росписным спискам, составляемым при смене воевод. В центральных и местных учреждениях составлялись описи дел по годам и периодам воеводства, по местности, в которой созданы документы, по содержанию. Документы в них описывались «в перечень имянно».[31]
Можно сказать что в конце XVII века сложились навыки упорядоченной работы с документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных документов, созданы их формы, появились законодательные указания о порядке документирования. Разграничение функций служилых людей стало основой направления движения документов в учреждении. Порядок принятия управленческого решения, например именного указа, когда на основе разрешения частного случая возникала общая норма, свидетельствует о становлении права. Документы группировались, описывались, охранялись. Создавались архивы.
Делопроизводство основывалось на нормах обычного права, а не регулировалось специальным законом. Задачи, функции учреждений, права и обязанности должностных лиц не были закреплены законодательно.
2.2. Коллежское делопроизводство
В первой четверти XVIII века были осуществлены глубокие реформы органов государственной власти России. Высшим светским учреждением стал Сенат. Во главе Сената стоял генерал-прокурор. Решения, каждое из которых требовало единогласия, обсуждались и принимались в общем присутствии Сената. Вся работа с документами велась в канцелярии Сената. В 1719 году был определен ее состав: обер-секретарь, секретари, переводчик, нотариус, актуариус, регистратор, канцелярист, переплетчик, вахмистр и регламентированы их обязанности. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью «Секретно», они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению. На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении — рапорт об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления — 100 рублей, за два - вдвое больше и так далее, наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.