Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX века, хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.
На основании норм закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого вида документа, тексты которых имели определенную схему построения и унифицированное оформление. Основная особенность типового формуляра документа XVII века заключалась в том, что документ представлял собой единый текст. Такие его реквизиты, как наименование вида, автор, дата, а иногда и адресат, не выделялись из текста и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа.
Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: « . вели государь мне дать .», а заканчивалось: « .царь-государь смилуйся пожалуй .».
Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:
вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;
постановления о финансовом управлении;
отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;
постановления о полицейской деятельности воеводы;
определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.[28]
Черновик документа («черное письмо») по помете дьяка составлял «старый» подьячий. Дьяк проверял документ, иногда «чернил», то есть исправлял текст. «Молодой» подьячий переписывал его набело, после чего «старый» подьячий сличал с черновиком и делал об этом отметку на обороте внизу с правой стороны, например: «Справил Ивашка Истомин».
Переписанный начисто документ поступал на просмотр и подпись к дьяку или исполняющему должность дьяка подьячему «с приписью».
В приказной период изменяется техника документирования: на смену уставу и полууставу приходит особый тип письма делопроизводственных документов — скоропись, то есть беглое письмо с вариантами изображения отдельных букв (с XVII века скоропись решительно преобладает, а в делопроизводстве государственных учреждений становится общеупотребительной).
В центральных учреждениях спорные (судебные) дела решались судьей вместе с дьяками, неспорные (административные) судьей или дьяком. Приказы рассматривали вопросы в соответствии со своими функциями: объявляли указы царя, местным учреждениям посылали наказные памяти согласно Судебнику 1550 года, посылали царю и Боярской думе доклады. В указе 1695 года давались разъяснения приказным чинам, как составлять проекты законодательных актов (статейных списков). Последние приобретали свою силу только после санкционирования их царем. Существовала процедура доклада дел приказов государю. Так, «в понедельник докладывались дела из Разряда и Посольского приказа, во вторник из Приказов большой казны и большого прихода, в среду из Казанского дворца и Поместного приказа» и так далее.
В приказы поступали сведения о личном составе местных учреждений, о неправильных действиях их должностных лиц и другие.
Движение входящего документа начиналось с установления факта его получения. Отметка об этом делалась обычно на оборотной стороне под адресом. После регистрации документ рассматривался дьяком, который писал на нем помету (резолюцию) — распоряжение: что должен сделать подьячий для подготовки ответного документа. Помета являлась основой его составления, поскольку в ее содержании давалось решение вопроса. Так, согласно помете дьяка на челобитной подьячий по писцовым, переписным и другим книгам составлял выписку, в которой указывал, например, где находилось земельное владение, за кем оно записано. Делались выписки из законодательных актов по данному вопросу. На основе всех документов составлялась записка с изложением содержания вопроса, решение по нему оформлялось приговором, после вынесения которого дело поступало в стол или повытье, ведавшее определенной территорией или вопросом. В соответствии с приговором челобитчику выдавали грамоту или выпись из книг, воеводе посылали грамоту или память. Если документ не требовал ответа или исполнения, ставилась помета: «к отпуску», «в столп».[29] Порядок работы с документами в приказах отображен в Приложении №2.