Реквизит - совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.
В настоящее время состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Специальная глава «Генерального регламента» устанавливала порядок пользования печатями. Для каждой коллегии была учреждена своя печать с изображением государственного герба и надписью названия коллегии, до сегодняшнего дня известная как гербовая.
Сейчас принято считать, что документ без печати – категория сомнительная, и только отметка на документе этого «атрибута власти» придает ему действительную юридическую силу. Наличие на документе оттиска печати требуют и партнер - контрагент, и банк, и должностные лица государственных органов, с которыми постоянно приходится сталкиваться любому предприятию и предпринимателю.
Поэтому, на документах, содержащих наиболее важную информацию и подписанных должностным лицом, ставится оттиск печати. Тем самым заверяется подлинность подписи и подтверждается достоверность документа.
В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (ставится на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами).
Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Они (без изображения государственной символики) ставятся на справках, пропусках, копиях документов и прочих.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.
Организации, предприятия и органы власти разрабатывают свой перечень документов, на которых ставится печать, и объявляют его в приказах или постановлениях.[47]
В XVIII веке особую роль приобрела охрана документов, документ стал рассматриваться как некая материальная ценность. Контроль центральной власти был обращен главным образом на финансовые документы. Особенностью регистрации документов в начале XVIII века было то, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после – и в архиве. Велся журнал, для записи содержания всех получаемых и отправляемых дел с указанием, куда и кому они отправлены, а также указанием упоминаемых в делах лиц. Велись регистрационные книги, для регистрации входящих и исходящих документов. Введенная при Петре I регистрация документов особенно актуальна в настоящее время. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрируются документы один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента.