Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, иногда их стали называть «прошения челобитчиковы».
Продолжали развиваться другие системы документации.
Для «сношений» между военными были характерны такие виды документов, как рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; учет численного состава фиксировался в штатах; табелях, списках, ведомостях; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и другое.
Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами использовали ноты, мемуары, меморандумы, письма; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.
Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат судебного разбирательства отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов.
Для бухгалтерского учета вели баланс - особую таблицу, показывающую состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главную книгу, где систематизировали все хозяйственные операции. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер».
Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировали в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки.
Вид документа XVIII века почти всегда указан в его наименовании, которое раскрывает и его краткое содержание, например: «Рапорт о получении указа».
Документ начинали с обозначения адресата, который писали вдоль верхнего поля листа, например: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную Юстиц-коллегию». Автор указывался под адресатом: «Из Тульского уездного суда».
Введение в 1722 году в действие «Табели о рангах» повлияло на документирование, так как с этого времени при письменном обращении к должностному лицу стали употреблять титулы. Табель о рангах присвоил чинам от 1 до 14 класса общие титулы: чинам первых двух классов – «высокопревосходительство», чинам 3 и 4 классов – «превосходительство», чинам 5 класса - "высокородие", чинам 6,7,8 – «высокоблагородие», чинам 9,10,11,12,13,14 классов – «благородие». Но кроме общих титулов, приобретенных чином, употреблялись частные титулы, присвоенные по должности (господин генерал, господин тайный советник и так далее). Поэтому при обращении в официальных документах частные титулы стали соединятся с общими: «Его высокопревосходительству господину тайному оветнику». Третий вид титулов был связан с происхождением, например «светлость» (для князей), «сиятельство» (для князя и графа), «благородие» (для дворян, включая баронов).[36]
Закон «Учреждения для управления губерний» подробнее определил порядок обмена документами между учреждениями. Губернаторы получали от верховной власти указы, представляли рапорты, доношения, давали учреждениям губернии предложения, получая от них представления. С городничими и земскими исправниками губернаторы сносились предписаниями, получая от них рапорты и доношения.
Итак, сверху вниз шли указы и повеления, снизу вверх — рапорты и доношения. Равностоящие учреждения обменивались сношениями и сообщениями. Создавалась иерархия не только учреждений, но и документов. Некоторыми актами пытались определить порядок направления основных документопотоков. Так, указом «О должности Сената» определялось, что губернаторы и воеводы могут писать в канцелярию Сената лишь по тем вопросам, которые не правомочны решать коллегии: « .яко о начатии какой войны, мора, какого замешания (беспорядка) или каких припадков» (особых происшествий). Указами 1700 года «О неподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных дел» и 1718 года «О неподаче государю прошений о таких делах, которые принадлежат до рассмотрения на то учрежденных правительственных мест» определялись уровень решения вопроса и порядок движения документов, а также какие вопросы правомочны были решать Сенат, коллегии и губернские присутствия. Указом 1719 года запрещалось подавать просьбы в высший суд, минуя низший.