Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления.
На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по документационного обеспечения управления организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
¾ внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;
¾ поступивших из других организаций – с даты их поступления;
¾ обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.[48]
В 1720 году Петр I создал в коллегиях обязательные подразделения - архивы, впервые в мировой практике ввел обязательную передачу учреждениями документов в архивы по истечении 3 лет, ввел и новую должность - архивариус ("Генеральный регламент", 44 глава).
В 1724 году был создан первый в России исторический архив – Московский архив Коллегии иностранных дел. С этого времени началось формирование современной сети специальных учреждений - архивов, принимающих на постоянное государственное хранение документы юридических и физических лиц.
В настоящее время для оформления документов, сдаваемых в архив, должна быть проделана следующая работа: документы в деле переформировываются и распологаются в хронологическом порядке; листы дела нумеруются в правом верхнем углу; в конце дела подшивается заверительный лист, в котором указывается количество листов в деле; на наиболее важные документы составляются внутренние описи дел и подшиваются в начале дела; дело переплетается и на обложке указывается количество листов, срок хранения.
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.[49]
3.2. Трансформация протокола как вида документа со времен эпохи Петра I
Большое внимание в «Генеральном регламенте» уделяется такому виду документа, как протокол, возникшему в связи с созданием Петром I учреждений, основанных на коллегиальных принципах управления. В главе «Генерального регламента» «О должности Нотариуса» приводится пример составления протоколов по схеме: «…прежде надлежит в верху листа год и число написать, потом присутствующие члены записать… Протокол держать…1. Всем приключившимся в Коллегии делам… 2. Выписку или содержание всех от Его Царского Величества и от всех других …указов, писем, требований и прочее… 3. Записывать разговоры о важных делах… 4. Записывать когда члены в голосах не согласны». Так в «Генеральном регламенте» отразилась попытка унификации формы протокола.