Законодательство XVIII века уделяло большое внимание составлению документов. Так, все виды договоров, кроме мелких сделок, должны были заключаться в письменной форме. Закон от 19 июля 1700 года требовал, чтобы и в цеховых заявлениях и в челобитных излагалось лишь «прямое дело», то есть сущность жалобы. В «Генеральном регламенте» давались общие правила составления документов, регламентировалось написание отдельных реквизитов. Так, в протоколе вверху перед текстом указывались дата заседания, состав присутствующих. «Важные» документы «сочинял» секретарь, другие — «прочие канцелярские служители». Составлять документы предписывалось в соответствии с уставами и резолюциями.[34]
Такие документы, как дипломы, патенты, составлялись по «генеральным формулярам», то есть образцам. Обязательность составления документов по образцам предусматривалась многими законодательными актами. Так, в «Регламенте или уставе Главного магистрата» от 11 января 1721 года были даны детальные схемы рапортов, ведомостей, представлявшие собой целую программу статистико-экономического описания городов и их обывателей, формуляры присяги должностных лиц. В Уставе «О наследии престола» от 5 февраля 1722 года приведен формуляр клятвенного обещания. В указе от 5 ноября 1723 года «О форме суда» давался образец составления челобитной, подчеркивались требования краткости и четкости изложения. Содержание челобитной должно было излагаться по пунктам. Судебное следствие велось по отдельным пунктам челобитной.
Изменилась в XVIII веке и форма документа, определенное влияние на которую оказало введение в 1699 году гербовой бумаги. Было утверждено три образца бумаги разной стоимости, изображения клейма (государственный герб - двуглавый орел) были разных размеров соответственно стоимости бумага: «большое клеймо», «среднее» и «меньшее». Под клеймом указывалась стоимость бумаги. С 1719 года рядом с ценой указывался год выпуска бумаги, в 1720-1723 годах цена листа не указываюсь. Проставление клейма в установленном месте организовывало текст документа, создавало определенность его размера.
В 1700 году указами Петра I были отменены столбцы. Они заменялись тетрадями: «Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые (то есть в пол-листа вместо ранее существовавшего формата «в четверть»), а не в столбцы». Введением новой формы документов достигались экономия бумаги, большая надежность хранения, ускорение справочной работы по документам.
Изменение формы документа повлияло на организацию всего делопроизводства. Прежде всего сокращалась переписка: при столбцовой форме легче было составить новый документ, чем отыскать старый. Изменился и формуляр документа. Он имел самостоятельно оформленные реквизиты: вид документа и адресат выделялись в отдельную строку над текстом, автор указывался в подписи, дата составления документа ставилась над текстом и так далее. Изменился и порядок адресования: по указам 1700, 1718 годов документы должны были адресоваться в конкретные учреждения. Документы имели авторскую подпись.
Правила удостоверения документов подробно описаны в Генеральном регламенте: протоколы подписывались всеми членами коллегии. Кроме подписи каждый документ имел скрепу (подпись) секретаря. Указом 1701 года было запрещено подписываться уничижительными именами (вместо Коська, Богдашко, Ивашка — Касьян, Богдан, Иван). Зато в просьбах царю, князьям, вельможам подписывались «рабами», «рабишками». Указами от 4 апреля 1714 года и от 7 марта 1726 года определено «посылать указы за скрепою обер-секретаря, а нужные и за государственною печатью». Документы удостоверялись печатью. Глава 12 «Генерального регламента» устанавливала порядок пользования печатями. В нормативных актах давалась структура текста многих документов.[35]
Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.
От царя и Сената в коллегии направляли указы, из коллегий в местные учреждения также направлялись распорядительные документы в форме указов. Коллегии - в Сенат, местные учреждения в коллегии направляли рапорты и доношения.